1 西南大学科技查新工作概况

    西南大学教育部科技查新工作站始建于1989年，经过20年的发展，该站拥有了一流的查新资质：教育部科技查新工作站（2009年），在农业科学、生物科学、食品工程领域优势明显。该站依托国家教育部直属重点综合大学西南大学图书馆，拥有丰富的信息资源保障。在全球最大文献集成检索系统DIALOG和联机检索系统STN开立账户。

    该站现有各学科查新人员17名，其中具有硕士以上学历14人，副高以上职称的10人，全部取得教育部或科技部培训证书。 

    该站拥有健全的查新工作规章制度，优化的查新业务流程，高度集成的查新工作信息平台，严格的查新报告质量控制，及时有效的用户反馈。该站从2006年至今，年平均查新量约为200个。

2 系统开发的需求与环境

    西南大学教育部科技查新工作站自1989年从事查新工作以来，查新信息的发布、委托人和查新人之间的沟通联系以及查新档案的管理一直采用传统的模式，在这种传统工作模式下，时空限制给查新工作带来了沟通和宣传障碍，阻碍了查新工作的进一步发展。

    然而，计算机技术、网络技术以及通信技术的飞速发展，给查新工作带来了新的发展机遇，由于网络环境这一便利，查新工作的改革需求日益明显，主要表现在以下方面：

    由于查新委托、费用、规范等相关信息的不透明，查新委托人总要打很多电话或亲自到图书馆来了解相关政策性信息。因此，建立公开透明的查新相关信息发布平台的需求日趋明显；

    由于用户不了解查新提必须提交的相关材料等信息，当用户来到查新站办理查新委托手续的时候，总是会因为未带齐相关材料或不知道如何填写查新合同/委托书而往返图书馆多次。因此，给用户提供畅通便利的渠道以办理查新委托手续，也显得越来越急切；

    从与用户的交互上来说，传统的查新工作只能靠电话进行沟通，电话沟通虽然及时，却不能传递文件、图片等与查新委托相关的重要信息。因此，非常有必要利用网络构建查新人员与用户之间的畅通交流途径；

    随着查新数量的不断增加，具有查新资质的查新人员也随之增多，他们分处不同部室，具有不同的学科背景，此时，查新委托的分配等协调工作变得繁杂忙乱。因此，急需一个自动化平台提供合理、科学的查新分配工作；

    查新数量的增加，查新档案的管理工作也变得复杂，由于平时不重视档案工作而造成文件丢失的情况时有发生，因此，急需有一个平台能将全部的查新相关文件存储起来，实现集成管理；

    多年来查新数量的积累，如何从这些大量的信息中提取对查新工作有益甚至从中发现有发展优势的学科等有价值的信息，则变得非常重要。因此，建立一个能对查新项目进行统计分析的平台，对查新工作来说显得非常重要。

    基于以上因素，西南大学查新工作站先于2004年建立了查新站新闻等信息管理系统，该系统主要功能集中于：发布查新动态信息、发布查新相关的规章制度和政策法规以及委托查新相关信息。该系统在科研工作者与查新工作人员之间建立了一道沟通的桥梁，同时，也很好地宣传了查新站的相关情况，该系统的建立，为查新站赢得了更多的查新委托，查新数量也逐年上升。

    以后，于2008年建立了查新工作集成系统，该系统在保留原有新闻等信息管理功能不变的情况下，增加了用户在线提交查新委托以及即时跟踪查新进程、管理员受理查新委托并提交查新报告，增加了多途径的查新档案统计功能等一系列新功能，让查新工作变得快速、简便、规范，极大地提高了查新工作效率。

3 系统设计方案

    查新站信息管理系统从2004年发展至今，每一次改进都与实际工作紧密相连，一切设计以实际工作出发，每个流程都实现了规范的、即时的、统一的网络化服务，极大地提高了查新工作效率。

3.1 功能描述

3.1.1查新站相关信息发布子模块

    ◆ 及时发布查新站最新动态信息的功能，包括:最新科研申报/结题/评奖信息、查新站动态信息等；

    ◆ 查新委托的相关信息管理功能；

    ◆ 查新站规章制度管理功能；

    ◆ 查新相关政策法规管理功能。

3.1.2查新用户操作模块

    ◆ 新用户注册功能；

    ◆ 用户登录系统后，在线提交查新委托的功能；
    
    ◆ 用户登录系统后，即时查询查新项目处理进程等功能；

    ◆ 用户登录系统后，可即时与相应查新人员交流功能；

    ◆ 修改用户个人信息的功能。

    操作流程如图1所示：

图1 查新用户操作流程图

3.1.3 查新委托处理模块

    ◆ 查新委托处理模块，包括：分配合同号、分配查新任务、导出word格式的查新合同和查新委托书、上传查新报告、修改查新项目处理状态等功能；

    ◆ 查新项目统计模块，包括：按合同号、项目名称、查新范围、查新目的、项目来源、委托单位、委托人、查新人、完成日期、处理状态、等途径的统计功能；

    ◆ 委托用户管理，审核并通过或不通过委托人的注册信息等功能；

    ◆ 管理员管理，包括：添加和删除管理员、管理员权限分配等功能；

    ◆ 即时沟通功能。查新委托人可以登录用户系统，与相应查新人员进行实时沟通。

操作流程如图2所示：

图2 查新用户操作流程图

3.2 系统实现

3.2.1 开发环境

    ASP技术作为一种典型的服务器端网页设计技术，被广泛地应用在电子政务、网上银行、电子商务、搜索引擎等各种互联网应用中。同时，Access 数据库作为微软推出的以标准JET 为引擎的桌面型数据库系统，由于具有操作简单、界面友好等特点，具有较大的用户群体，因此ASP+Access架构成为许多中小型网上应用系统的首选方案。

    由于查新站信息系统数据处理量相对于其他信息系统来说，数据处理量不大，故西南大学教育部科技查新站信息管理系统采用Windows+IIS+ASP+Access的开发环境。

3.2.2 安全机制

    ◆ ASP程序方面，采用了最新的SQL防注入技术，能有效地阻止黑客的恶意破坏。当发现有恶意代码注入的时候，系统自动将其IP封锁，使其不能再访问该系统；

    ◆ 采用MD5 32位加密技术，对登录帐号进行加密处理；同时对数据库命名采用非常规命名法。

3.3 系统特色与创新点

3.3.1与实际工作结合的规范化流程管理

    规范化的IT服务管理，需要完整的流程支持，正如著名分析公司Gartner Group推出了IT管理过程成熟度模型，将IT管理过程划分为以下5个阶段：混乱——被动——主动——服务——价值。

    西南大学教育部科技查新站信息管理系统的开发人员曾是西南大学图书馆网站建设和维护人员，有着丰富的系统开发经验，并曾专职从事查新工作2年，非常了解查新工作的每个环节，因此，查新站信息管理系统实现了从实际工作流程向程序设计流程的完美转化，实现了查新工作从忙乱无序手工管理到有规范流程的自动化管理，从最初的杂乱到现在的规范服务，极大地提高了查新工作效率。同时在线提交查新委托，让用户不用到图书馆即可提交查新委托并能方便地与查新人员沟通，节约了委托用户的时间，使查新委托变得简便。

3.3.2 一系列特色功能

    此外，系统增加了一系列特色功能，包括：

    ◆ 多途径生成统计报告和分析图表，为领导层提供决策依据；

    ◆ 即时查看信息处理状态，随时跟踪查新进程；

    ◆ 在线即时交流，不仅可以及时沟通，还可以在线发送文件、图片等重要信息，让交流变得简单而有效；

    ◆ 数学公式和化学分子式及相关图片的导入功能，导入后，保留原有word格式不变，省去用户重新调整格式的时间，几乎对所有用户来说，这项功能让查新委托的提交变得简单而有效；

    ◆ 根据查新委托，自动生成word格式的查新合同和查新委托书，免去让用户重新填写合同的程序。同时，当某些合同遗失的时候，管理员可登录管理系统，重新打印一份即可，既方便用户，又方便查新管理工作；

    ◆ 角色管理，角色分为：超级管理员、查新员、审核员，不同的角色有不同的权限，增强了数据的安全性和保密性。

4 应用效果

4.1 来自专家的评价

    西南大学查新站于2008年申请教育部科技查新站资质，此时也正是查新站信息管理系统升级完成后投入使用的第一年，因此，该系统接受的第一个考验便是教育部科技查新站资质审核专家的审核，可喜的是，该系统受到了来自教育部、四川大学、重庆大学、西南交通大学等各位专家的一致好评，为教育部科技查新站的申报加了分。

    会后，四川大学、重庆大学、西南交通大学等图书馆均对查新系统表现出深厚的兴趣，并于当月为这些大学图书馆提供试用，他们明确表示“该系统在功能和流程设计上明显优于现有的一些查新系统”。不仅如此，教育部科技发展中心的专家还表示愿意与我们合作完善和推广此系统。

    诚然，专家的好评给予我们极大的鼓励，之后又在此基础上进行了修改和完善，在细节处的功能更加强大，流程更加完整，操作更加简易和方便，极大地提高了查新工作效率。

4.2 来自委托用户的评价

   查新站信息管理系统投入使用至今，已近2个年头，收到了一些用户的反馈。从最初的建立到如今的成熟，用户的意见一直伴随我们，“使用方便，传递快速”是用户总体的评价，也是我们建设查新信息管理系统的初衷，下面贴图是一次调查中，用户的反馈：

    问卷的题目是：请您用一句话客观地评价查新信息管理系统。

    部分回答：

    ◆ 简便，能非常好地为用户服务

    ◆ 感觉不错，快而有效

    ◆ 查新站信息系统运行良好，方便使用

    ◆ 快速便捷

    ◆ 方便了我们科研查新的需要

    ◆ 方便，省时

    ◆ 可以快速满足客户要求，比较方便

     ……

    同时，用户也给我们提了很多重要的改进建议，如：

    ◆ 在提交委托表单的醒目位置，给出查新收费标准的链接，方便用户更快速准确地了解查新收费情况；

    ◆ 一些用户在提交带有图片、数学公式、化学分子式等特殊内容的时候，会出现乱码；

    ◆ 在提交委托表单的时候，给出填写查新科学技术要点、查新点、创新点的例子，以供委托人在填写委托表单的时候，能更准确地描述相应信息。

    ……

4.3 来自查新人员的评价

    系统在开发初期，充分听取了各位新老查新人员以及相关专家的意见，前期工作力求做到周密谨慎完整，系统需求力求最充分，但尽管如此，在系统投入使用后，又不断完善了一些重要的细节功能，如导出合同为相应格式、查新委托记录按合同号显示排序等功能，但毫无疑问的是，查新人员及相关专家对该系统的设计非常满意，现在查新站的所有查新工作都可以通过该系统完成。同时，保存在系统中的数据，为查新的统计和归档工作带来了极大的方便。

    用户的需求是我们追求进步的不竭动力，我们正在用实际行动向人们展示我们高效优质的服务理念和技术！期待更加美好的明天，请您监督！